Alur kerja - HEMS Sistem Informasi Manajemen Peralatan konstruksi

HEMS sebagai suatu sistem informasi yang khusus menangani manajemen peralatan konstruksi memiliki 5 bagian utama, yaitu asset, operasional project, maintenance dan inventory yang kesmuanya berkaitan secata langsung sehingga membentuk informasi yang sangat berguna membantu manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan.

Lihat struktur organisasi divisi, di sini..!

Alur kerja dapat dijelaskan sebagai berikut :

ASSET

1. Bagian asset menerima unit dari HO atau dari tempat lain.
2. Dibuat data indentifikasi unit lengkap unit tersebut ( lihat indentifikasi unit )
3. Setelah seluruh unit diindentifikasi ( dapat dengan cara transfer langsung dari excel ), maka sudah didapat list data unit yang dimiliki perusahaan.
4. Dilakukan opname unit awal untuk mengecek kembali kelengkapan data, dan kondisi unit saat itu bekerja sama dengan bagian maintenance.
5. Setelah dilakukan opname unit secara keseluruhan maka seluruh unit sudah diketahui lokasi dan kondisi unit ( ready atau diperlukan maintenance ).
6. Unit yang memelukan maintenace maka diajukan WR ( work requesttion ) kepada bagian maintenance untuk diadakan perbaikan.
7. Bagian operasional mengajukan permintaan unit berdasarkan kebutuhan proyek kepada bagian asset.
8. Bagian asset mengecek unit ready dan unit maintenance ( lihat perkiraan waktu maintenance ).
9. Bagian asset melakukan alokasi unit  berdasarkan permintaan unit diatas.
10.  Apabila unit tidak ada ( tidak dimiliki ) agian asset mengajukan permintaan pengadaan kepada bagian purchasing untuk dibelikan ( investasi ) atau sewa.
11. bagian asset melakukan mutasi ( mobilisasi ) unit ke lokasi ( proyek ) yang diminta

OPRASIONAL

1. Unit yang sudah masuk ke lokasi secara sistem baru dapat dimasukkan ( dientry ) data operasionalnya.
2. 
   

Nomor Lambung bukan sekedar nomor indentitas peralatan proyek

 

Nomor lambung sebagai indentitas alat pada proyek kontruksi sangatlah vital karena dengan nomor indentitas ini siapapun yang terlibat dalam pekerjaan proyek akan dengan sangat mudah menyebutkan suatu alat dengan spesifik tanpa tertukar dengan alat lain sejenis, banyak sekali manfaat yang diperoleh dengan mudahnya melihat dan menyebutkan nomor lambung ini baik bagi pekerja di lapangan maupun bagi manajemen sebagai alat kontrol.

Nomor lambung begitulah biasanya orang menyebutnya, walaupun nyatanya penomoran tersebut tidak harus berada di lambung, bisa di bak belakang untuk dump truck, di kabin depan, atau dipintu untuk truk dan alat berat, atau dimanapun penempatannya yang penting mudah dilihat dan mudah diingat oleh siapapun, tidak harus orang dalam ( pekerja proyek ) namun oleh orang luarpun harus mudah diketahui.

Pada HEMS pemberian indentitas nomor lambung ini biasanya kami sebut dengan call nummber ( nomor panggilan ), ada beberapa metode pemberian indentitas bagi sebuah alat atau unit karena ada berbagai kepentingan didalamnya, misalnya nomo asset yang sangat diperlukan oleh accounting untuk indentifikasi fixd asset yang akan dihubungkan dengan pembebanan biaya dan investasi, ada pula nomor indentifikasi intern divisi yang biasanya terdiri dari beberapa digit yang cukup panjang ( ada yang memberikan indentitas sampai dengan 17 digit dan setiap digitnya mempunyai arti sendiri ).

Indentitas diatas itu benar adanya, namun bagaimana dengan penyebutan bagi orang proyeknya sendiri, misalnya bila terjadi kecelakaan ( maaf, mudah-mudahan tidak terjadi ) pada exca, orang dilapangan dengan sangat mudah melaporkan bahwa telah terjadi kecelakaan pada EX-03 , untuk menyebutkan Excavator nomor 3, dan orang manajemen akan dengan sangat mudah mencari indentitas detail alat tersebut dengan menggunakan key EX 03.

Kegunaan lain pemberian call number ini adalah untuk pengawasan, pada sebuah proyek besar yang didalamnya bekerja beberapa vendor dan subcon, sangat dimungkinkan terdapat beberapa alat yang secara fisik terlihat sama, misalnya truk Fuso dengan warna yang sama, atau alat lain yang type dan  merknya sama, sangat memudahkan bila alat internal memiliki call number sehingga sangat mudah diawasi, misalnya truk yang masuk dan keluar proyek , milik sispakan dia ? dengan call number semua nya dapat teratasi.

Ada hal lain yang jauh lebih penting dari kegunaan call number ini ...

Header atau gambar diatas menunjukkan truk trailer dimana bak dan kepalanya bisa dipisahkan, atau yang lebih nyata pada truck gandeng,  artinya sangat dimungkinkan kepala dan bak bisa saling tukar, itulah pentingnya call number kepala KT-03 dan bak dengan nomor BT-02 suatu saat KT-03 dapat berpasangan dengan BT-03, dan pasangan ini dengan sangat mudah dapat dimonitor oleh manajemen walaupun tempatnya sangat jauh.

            Sumber : Teknologi dan Manajemen Alat berat  - e learning PT. PP ( Persero ) tbk

Nah ini fungsi yang lebih pentingnya dari call number ini, kita ambil contoh pada perusahaan rental, dimana perusahaan tersebut  dapat merentalkan BP ( baching plant ), AMP ( Asphalt Mixer Plant ) atau TC ( Tower crane ), dimana alat-alat tersebut merupakan gabungan dari beberapa alat lain, misalnya pada BP ada silo, bin dan lain-lainnya, call number ini akan berguna bagi perusahaan untuk mengetahui elemen apa saja yang tergabung dalam alat tersebut, jadi misalnya sustu hari BP akan ditambah silo dan bin nya, maka manajemen pun dengan sangat mudah untu memonitornya.

Begitu juga untuk TC ( tower Crane ) , AMP ( Asphalt Mixer Plant ) atau alat lain yang bersifat gabungan beberapa elemen alat, masing-masing elemen alat harus diberikan call number sendiri-sendisi, silahkan ....

Struktur Organisasi Divisi Peralatan pada Perusahaan Konstruksi

Struktur organisasi dalam perusahaan sangatlah vital, karena dari struktur organisasi inilah perusahaan dapat membagikan pekerjaan besarnya menjadi bagian-bagian yang spesifik dan ditangani oleh orang-orang yang sangat spesifik juga.

Pada perusahaan konstruksi, kontraktor , pertambangan atau perusahaan yang bidang usahanya menggunakan peralatan dalam jumlah besar biasanya ditangani oleh bagian tersendiri baik itu divisi, departemen atau bagian lain.

Adapun yang termasuk dalam kelompok peralatan dalam perusahaan adalah, kendaraan baik yang dipakai dalam operasional produksi, sebagai pendukung proses produksi maupun sebagai operasional perusahaan, alat berat, mesin khusus nya mesin yang dipakai untuk mendukung proses produksi, misalnya genset harus dibedakan antara yang dipakai di proyek dengan yang ada di kantor, alat biasanya berupa alat angkat seperti crane, dan tools alat bantu kerja lain yang bersifat mudah dipindahkan.

Divisi peralatan ini memiliki tugas yang cukup berat yang menjaga dan mempertanggung jawabkan kondisi seluruh peralatan yang dimiliki perusahaan sehingga tugas pokok perusahaan tidak terganggu karena kendala peralatan ini, oleh sebab itu divisi peralatan inipun harus memiliki struktur organisasi yang solid sehingga visi dan misi perusahaan akan terbantu dan terdukung dari kinerja divisi peralatan ini.

Adapun struktur organisasi yang baik ( nama bagian bersifat relatif tergantung kondisi yang ada di perusahaan ) adalah sebagai berikut :

Divisi memiliki 3 bagian yaitu :

ASSET

Bagian yang memegang data asset atau mewakili perusahaan sebagai pemilik asset ( peralatan ), tugas utamanya adalah memelihara dan membagi tugas ( alokasi ) setiap unit sehingga sesuai dengan kebutuhan proyek dan sesuai kemampuan dan kapasitas alat.

Bagian ini dibagi menjadi 2 bagian  :

Pemeliharaan 

• Menerima unit pada saat pertama kali datang dan hendak dioperasikan perusahaan, penerimaan ini dapat berasal dari vendor atau penjual apabila unit dibeli baru, atau dapat juga penerimaan dari pihak lain misalnya dari perusahaan lain dalam satu group karena di perusahaan lain tersbut proyeknya sudah selesai.
• Membuat indentifikasi unit yaitu data lengkap dan detail berupa ID unit atau nomor indentifikasi ataupun nomor lambung, merk, tipe, nomor mesin, nomor rangka, nomor polisi, tahun produksi dan tahun operasi, nilai perolehan, nilau buku, nilai penyusutan, menghitung umur ekonomis, memonitor logalitas ( STNK/SILO ), dan menyimpan dokumen legalitas unit.
• Mengadakan pengecekan rutin secara periodik ( opname ) misalnya setiap tahun, dan terutama sekali apabila unit akan di mutasi ke suatu proyek, berita acara serah terima unit ke penanggung jawab proyek harus lilampiri dokumen pengecekan terakhir ( update )
• Melaporkan kepada bagian maintenance apabila terjadi masalah teknis pada saat pengecekan ini.
• Mengadakan analisa unit berdasarkan permintaan dari bagian pemeliharaan, dan mengajukan pengadaan pembelian atau sewa kepada manajemen.

Alokasi Unit

• Menerima unit dari bagian pemeliharaan dan memonitor detail terusama kondisi dan lokasinya, apakah unit dalam keadaan terikat kontrak dengan proyek tertentu atau dalam keadaan stand by, juga memonitor lokasi unit apakah berada pada lokasi proyek yang benar sesuai kontrak atau tidak.
• Menerima permintaan penyediaan unit dari bagian operasional untuk proyek tertentu.
• Mengadakan pengecekan terhadap unit stanby yang sesuai spesifikasi yang diminta.
• Mengajukan permintaan unit kepada bagian pemeliharaan untuk diajukan pengadaan ( pembelian unit baru ) atau sewa.
• Mengalokasikan unit sesuai spesifikasi yang diminta oleh bagian operasional.
• Memobilisasi unit ke proyek tertentu sesuai permintaan bagian operasional.
• Menerima kembali ( demobilisasi ) unit dari bagian operasional sesudah selesai pekerjaan proyek.
• Melaporkan historical alokasi unit yang menginformasikan detail operasional unit setiap periodenya, seperti unit sudah pernah dipakai di proyek mana saja, dan berapa lama setiap proyeknya.

OPERASIONAL

Bagian Oprasional ini tugasnya adalah menjalankan unit untuk bekerja sesuai dengan spesifikasi kerja yang ditentukan proyek, baik waktu, operator, operasional supplies ( bahan bakar dan biaya harian lainnya ) dan melaporkan hasil kerja sesuai ketentuan yang disepakati.

Bagian ini dibagi menjadi 2 bagian, yaitu :

Produksi

• Bagian ini yang mengoperasikan seluruh unit sesuai dengan spek kerjanya.
• Melakukan Pemeriksaan dan Pemeliharaan Harian ( P2H ) secara rutin dan melaporkan hasilnya kepada planner.
• Mengatur operator sesuai dengan jenis dan kapasitas unit
• Mencatat dan melaporkan pekerjaan berupa jam kerja jam kerja, hasil kerja bila dilihat berdasarkan muatan atau volumenya, sehingga laporan jam atau hasil kerja dapat dijadikan dasar bagian keuangan untuk menerbitkan invoice sewa.
• membuat laporan rekapitutasi hasil kerja.

Pendukung Produksi

• Membuat analisa biaya satuan ( proyek )
• Membuat rencana biaya konstruksi ( proyek ) sebelum proyek dilaksanakan
• Mencatat detail data proyek.
• Mencatat dan melaporkan biaya actual proyek
• Melaporkan hasil kerja unit selain unit produksi ( berdasarkan time sheet )
• Membuat laporan bulanan proyek berupa perbandingan antara rencana biaya dengan biaya actual.
• Membuat analisa dan rekap biaya proyek
• Memberikan data dan laporan ke bagian keuangan tentang penerbitan invoice.
• Merevisi invoice bila diperlukan.

PERAWATAN ( MAINTENANCE )

Bagian perawatan ini tugasnya melakukan perawatan dan perbaikan  ( maintenance ) peralatan proyek baik yang bersifat perawatan rutin maupun perbaikan karena masalah operasional.

Bagian maintenance ini dibagi menjadi 3 bagian, yaitu :

Planner

• Menerima keluhan teknis dari operator maupun driver yang menemui masalah teknis ( kerusakan atau kekurangan untuk dioperasikan ) .
• Menganalisa kekurangan atau kerusakan pada saat dilakukan P2H
• Membuat perencanaan perawatan berkala baik 250 jam, 500 jam, 1000 jam danseterusnya untuk alat berat, dan 5000 KM untuk kendaraan.
• Menjadwalkan perbaikan kerusakan atau penggantian sparepart sesuai usia teknis sparepart, atau sesuai yang sudah direncanakan
• Membuat pesanan ( Work Order ) ke bagian maintenance untuk melakukan pekerjaan maintenance.
• Menampung sisa sparepart yang tidak terpakai dalam proses maintenance ( dari beberapa mekanik / workshop ) dan mengembalikan ke gudang ( inventory )
• Menampung dan meminta pengadaan sparepart ke bagian inventory, dan memintanya bila ternyata ada stok.

Mekanik 

• Menerima WO yang diberikan oleh planner untuk melakukan proses maintenance.
• Mengatur dan membagikan pekerjaan sesuai dengan jenis kerusakan dan sesuai kapasitas workshop.
• Melakukan proses pekerjaan maintenance sesuai WO dengan sparepart utama sesuatu arahan planner, tetapi dapat merubah atau menambhan sesuai dengan kondisi actual.
• Mengembalikan sisa sparepart yang tidak terpakai kepada planner.
• Memberikan informasi data permintaan sparepart yang dibutuhkan sesuai kondisi lapangan.
• mengkoordinasikan dengan planner apabila terdapat sparepart yang harus diambil dari unit lain ( kanibal )
• Mengembalikan unit kepada planner apabila unit tidak dapat diberbaiki dengan tuntas

Inventory / Gudang

• Memberikan barang sesuai WO yang diminta oleh mekanik.
• Memberikan barang diluar WO atas persetuan planner.
• Memberikan barang untuk pemakaian langsung atas persetuan yang berwenang.
• Memberikan order pembelian barang kepada bagian pembelian atas barang yang diminta planner namun tidak berada di stok.
• Menerima barang hasil pembelian dari bagian pembelian sesuai order yang diminta.
• Mencatat penerimaan barang diluar order atas persetuan yang berwenang.
• Menerima barang pengembalian sisa proses maintenance.
• Mencatat barang yang belum terdata ( biasanya bawaan mesin ) dan memasukkan ke stok tanpa disertai harga.
• Menyimpan barang dan melakukan manajemen gudang, dan melakukan monitoring mutasi stok