HEMS - Memudahkan Pengelolaan Alat Berat Konstruksi

 

HEMS sebagai sistem manajemen pengelolaan peralatan, kendaraan dan alat berat berkembang sejak akhir tahun 2009, implementasi sudah berbagai jenis bidang usaha seperti project, kontraktor, tambang, distribusi, bengkel dan lainnya yang tersebar hampir di sepanjang Nusantara. 

Berbagai masalah yang cukup sulit pada pengelolaan operasional dan perawatan peralatan dan alat berat konstruksi adalah jumlahnya terdiri dari berbagai type dan merek, disamping itu lokasi penempatannya juga sangat beragam dan pada umumnya dalam jarak yang cukup berjauhan terutama dari kantor pusat sebagai pusat pengendalian.

Setiap jenis alat mempunyai karakteristik sangat berbeda, fungsi sangat spesifik untuk pekerjaan tertentu, sehingga dalam mengopersikan juga membutuhkan perlakukan yang berbeda dengan operator yang khusus menguasai alat tersebut, demikian juga dalam perawatannya memerlukan mekanik yang khusus mengenal karakteristik alat tersebut.

Solusi untuk permasalahan pengelolaan operasional dan perawatan alat tersebut diatas sesuai perkembangan teknologi saat ini adalah dengan menggunakan system dengan dukungan software yang berbasis web, sehingga kantor pusat yang berjarak cukup jauh dapat memonitor dan mengendalikan lapangan secara real time.

Mengapa harus didukung software berbasis web, karena dengan dukungan teknologi internet saat ini, software berbasis web menjadikan sangat mudah diakses oleh seluruh bagian yang terkait system baik berada di site maupun dikantor pusat, atau bahkan mungkin di tempat lain yang berbeda dapat bekerja sama secara real time, pelaksanaan kerja di lapangan dapat diikuti dan terpantau di kantor pusat saat itu juga, sehingga dapat dilakukan keputusan yang lebih cepat dan akurat

Sayangnya yang kita tahu saat ini, system dan software semacam itu baru ada dari vendor luar negeri, seperti Canada, USA dan lainnya, sehingga pada implementasinya banyak menimbulkan kendala, yatu pertama masalah bahasa umumnya bahasa Inggris yang tentu saja tidak dengan musah difahami oleh operator lapangan, kedua  software massal yang baku dengan alur kerja yang belum tentu sesuai dengan kondisi di Indonesia, ketiga software bersifat baku dan massal itu tidak mudah untuk dimodifikasi untuk disesuaikan dengan kondisi di perusahaan, ditambah lagi komunikasi dengan team support tidak mudah, masalah lainnya adalah harga yang pada umumnya dikenakan tarif per user per bulan sehingga bila diperhitungkan biayanya menjadi sangat mahal.

Namun saat ini telah ada HEMS ( heavy Equipment Management System ) suatu system didukung software berbasis web ( cloud ) karya anak bangsa untuk mengatasi segala permasalahan operasional dan perawatan ( maintenance ) peralatan dan alat berat yang tentu saja sangat familiar dan akrab.

Apa perbedaan mendasar antara HEMS dengan software dari luar ?

Yang jelas HEMS , “ gue banget “ , system sangat menyatu dengan internal perusahaan, bagaimana tidak, system dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan tidak hanya alur kerjanya, namun sampai dengan istilah-istilah juga dapat digunakan istilah yang berlaku umum di internal perusahaan, sehingga sampai dengan operator lapangan yang paling dasarpun merasa sangat akrab dengan system ini.

Dengan software berbasis web HEMS tidak memerukan instalasi pada setiap computer sehingga sangat mudah digunakan, hanya diperlukan internet dan browser, dan tidak membatasi jumlah user sesuai jumlah bagian yang terkait system.

Kelebihan HEMS yang lebih prinsip lagi yaitu, team design dan support menyatu dengan team system internal perusahaan, sehingga segala permasalahan bukan hanya dapat disampaikan melalui alat komnikasi namun dapat langsung duduk Bersama menemukan solusinya, bahkan terdapat cerita komunikasi team HEMS dengan pelaksana lapangan saat menemukan masalah dalam implementasi, pada saat HEMS menyampaikan bahwa merka adalah pihak external, maka pelaksana lapangan menjawab bahwa anda telah menghirup udara desa kami, telah memakan hasil dari bumi kami, sehingga kami sudah tidak lagi menganggap team adalah pihak luar, anda adalah keluarga kami, demikian menyatunya, team dengan lapangan.

HEMS di design sangat spesifik  sehingga masing-masing versi fekus terhadap bidang tertentu, yaitu kontraktor, rental alat berat, project, bengkel alat berat, distribusi dan bahkan dapat dedesign lebih spesifik pada bidang kerja perusahaan anda.

lihat detail beberapa versi yang ada di HEMS .....

Modul dasar dan standar HEMS focus pada masalah operasional dan maintenance, dan unit nya sendiri sebagai asset, namun masing-masing modul menjadi sangat spesifik.

Modul unit menyajikan data yang sangat detail dan lengkap, dari nomor lambung, expire STNK, nilai ( value ) unit dari nilai perolehan, nilai buku sampai penyusutan, bahkan dilengkapi dengan tampilan unit yang dapat dibuat berdasarkan tanggal tertentu, sehingga dapat dilaporkan kondisi unit secara visual waktu demi waktu.

Modul operasional dengan proses dari persiapan project, mutase unit ( mobilisasi dan demobilisasi ), pencatatan jam kerja, hasil kerja ( muatan ) dan ritase, nama operator, sehingga dapat dilaporkan Riwayat kerja unit dari waktu, berapa lama unit berada dalam satu proyek dan dimana proyek itu berada.

Modul maintenance menampuh sumber keluhan / problem dari 3 sumber yaitu keluhan operator saat operasional, masalah yang ditemukan pada saat P2H dan rencana service ( berkala ataupun overhaul ) yang dibuat oleh planner, tahapan proses sedemian detail perlangkah dari mulai menangani keluhan sampai selesainya pekerjaan, pada modul maintenance terdapat historical service yang mencatat waktu demi waktu perlakuan service terhadap unit, proes maintenance disertai dengan foto untuk menampung laporan bagian unit yang sedang dalam maintenance, sehingga kantor pusat ataupun pengawas dapat mengikuti proses maintenance dengan detail.

Proses maintenance didukung dengan modul inventory, yang tahapannya dimulai dari permintaan sparepart dari planner, pembelian penerimaan di Gudang dan penggunaannya pada unit, modul ini dilengkapi juga manajemen Gudang yang melaporkan kondisi stok mutase stok secara detail.

Lebih lengkapnya lagi untuk versi kontraktor ada laporan proyek yang menampilkan data dari perencanaan proyek actual biaya yang dikeluarkan, pada versi bengkel proses penerimaan customer dan laporan bulanan atau periodical, dan lain-lain sesuai versinya.

HEMS - APLIKASI SISTEM OPERASIONAL DAN PERAWATAN KENDARAAN DAN ALAT BERAT

HEMS ( Heavy Equipment Management system ) atau Sistem Manajemen Operasional dan Perawatan Peralatan, sangat tepat diimplementasikan pada perusahaan berbasis armada, seperti Project, Kontraktor, Pertambangan, Perkebunan, Distribusi, Expedisi, Cargo, dan Bengkel

HEMS ( Heavy Equipment Management system ) memiliki 5 versi software aplikasi berbasis web, yang masing-masing spesifik untuk menangani bidang usaha tertentu seperti diatas :

• PROJECT

Untuk perusahaan yang khsusus menangani sebuah  project tertentu, biasanya project ini cukup besar dengan jangka waktu yang cukup lama.




Data unit yang lengkap, dan pada fitur operasional dapat dikelompokkan bedasarkan lokasi tertentu jam kerja dan hasil kerja serta perpindahan / ritase per unit , matenanance dengan detail tahapan proses, manajemen inventory khususnya sparepart, manajemen SDM, fitur pada versi ini tidak dilengkapi dengan valur ( nilai rupiah ) karena biasanya penggunaan aplikasi project ini ada dibawah kendali pusat.




• KONTRAKTOR




Untukperusahaan yang bergerak dalam bidang kontraktor sipil ( jasa kontruksi ) yang menangani beberapa proyek di tempat dan pemilim proyek yang berbeda.




Data unit yang lengkap, operasional dapat dikelompokkan bedasarkan lokasi dan proyek tertentu untuk mengelompokkan biaya peralatan per proyek, matenanance dengan detail tahapan proses, manajemen inventory khususnya sparepart, manajemen SDM, fitur pada versi ini dilengkapi dengan perencanaan biaya per project dan laporan actual biaya per project, unit peralatan yang digunakan pada setiap proyek.




Pada fitur operasional dilengkapi dengan proses mobilisasi dan demobilisasi unit serta mutase unit setiap titik proyek sehingga dihasilkan historical project yang dapat memberikan informasi suatu unit pernah bekerja di project mana dan berapa lama.




• RENTAL




Untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang rental alat berat, yaitu hanya menyewakan unit ke pihak lain untuk dikerjakan pada proyeknya.




Data unit yang lengkap, operasional dapat dikelompokkan bedasarkan lokasi dan proyek tertentu untuk mengelompokkan biaya peralatan per proyek, matenanance dengan detail tahapan proses, manajemen inventory khususnya sparepart, manajemen SDM, fitur pada versi ini dilengkapi dengan perencanaan biaya per project dan laporan actual biaya per project, unit peralatan yang digunakan pada setiap proyek,




Pada fitur operasional dilengkapi dengan proses mobilisasi dan demobilisasi unit serta mutase unit setiap titik proyek sehingga dihasilkan historical project yang dapat memberikan informasi suatu unit pernah bekerja di project mana dan berapa lama.




Pada versi rental ini modul operasional berhubungan langsung dengan modul keuangan, hasil atau jam kerja setiap unit dapat dihubungkan langsung dengan penerbitan invoice penagihan.




• BENGKEL




Versi bengkel ini adalah HEMS yang khusus untuk menangani operasional bengkel kendaraan dan alat berat milik pihak lain, system kerja bengkel ini dapat berupa bengkel umum maupun rekanan bagi perusahaan pemilik unit.




Fitur bengkel ini focus pada proses pengerjaan maintenance dari penerimaan unit dari customer, proses pemberian informasi tentang perkiraan pengerjaan, tahapan proses pengerjaan dan hasil kerja serta proses pembayaran maupun penagihan.




• DISTRIBUSI

  
  

  Versi distribusi ini focus untuk perusahaan dagang yang mengirimkan barang ke beberapa distributor menggunakan armadanya atau menggunakan perusahaan expedia pihak lain.

  
  

  Kekhususan versi ini adalah pada penjualan barang tidak hanya menampilkan tranaksi penjualan namun juga alat pengirimnya ( armada ), sehingga perusahaan dapat mengetahui dengan persis sustu barang dikirim kapan dan dengan cara bagaimana.

  
  

• DEVELOPMENT

  
  

  Versi ini menggabungkan beberapa versi standar yang telah ada karena kebutuhan dan kekhususan pada proses bisnis yang dimiliki perusahaan.

  
  

  Versi ini dapat dikembangkan dari fitur yang sudah ada menjadi lebih lengkap, misalnya pada modul karyawan yang standarnya hanya untuk mencatat data karyawan khususnya operator dan driver untuk dikaitkan dengan operasional unit, dapat dikembangkan ke keuangan karyawan, misalnya gaji, uang makan, insentif dan laIn-lain.

  
  
  
  
  
  
  
  
  

Siklus Peralatan dalam Perusahaan Jasa Konstruksi

Manajemen Peralatan atau tata kelola peralatan dalam sebuha perusahaan konstruksi adalah sebuah metode pengelolaan alat agar dapat beroperasi atau bekerja secara efektif dan efisien untuk memperoleh hasil yang tepat guna dan berhasil guna . Sedangkan yang dimaksud dengan peralatan adalah semua barang yang diperlukan untuk membantu melakukan pekerjaan tertentu ( proyek ).

Setiap perusahaan yang berhubungan dengan konstruksi pasti memiliki peralatan, yang jenis nya sesuai dengan usaha perusahaan tersebut, manajemen peralatan disini khusus tentang peralatan konstruksi yang biasanya terbagi dalam berbagai jenis, seperti : kendaraan, alat berat, mesin, alat dan tools.

Kendaraan terbagi dua terdiri dari kendaraaan produksi yatu kendaraan yang dipakai dalam proses produksi, seperti dump truck, water truck, sedangkan kendaraan yang  lain adalah sebagai penunjang operasional seperti kendaraan antar jemput, sepeda motor dan lainnya.

Alat berat jelas kelihatan dari bentuknya seperti excavator, dozer dan lainnya, sedangkan mesin adalah mesin yang dipakai untuk menunjang produksi seperti genset, compressor dan lainnya./p>

Alat lain yang dimaksud adalah lebih spesifik ke alat angkat seperti tower crane, dan masih ada satu jenis lagi yaitu plant yaitu serangkaian peralatan untuk kerja tertentu, misalnya AMP ( Asphalt Mixer Plant ) , alat pencampur aspal, Batching plant danlainnya.Satu lagi adalah tools, alat jenis ini biasanya kurang termenej dengan maik karena biasanya bentuknya yang tidak terlalu besar sehingga mudah dipindahkan, seperti jack hammer, mesin drilling, stemper dan lainnya.

Peralatan dalam sebuah perusahaan konstruksi memiliki siklus hidup sepanjang perjalanan dalam proyek, yang terbagi sebagai berikut :

Perencanaan Kebutuhan Alat

• Mengindentifikasi rencana proyek yang akan dikerjakan : volume, lokasi, kondisi dalam mengindentifikasi kondisi ini termasuk medan lapangan dan pekerjanya, waktu dan tingkat kesulitan yang mungkinterjadi
• Kombinasi perlatan : dalam merencanakan peralatan ini disamping diperlukan Analisa jenis alat yang akan dipakai juga kombinasi alat dalam mengerjakan pekerjaan tertentu di lapangan
• Penjadwalan kerja : perlu diperhitungkan waktu mobilisasi dan demob agar ketersediaan alat di tempat sesuai dengan jadwal waktu yang telah direncanakan
• Pemeliharaan dan perbaikan alat : perhitungkan ketersediaan sparepart, mekanik dan alat kerja supaya alat tetap dalam kondisi prima
• Hubungan kerja : terutama dalam engadaan alat yang tidak dimiliki sendiri ( subcon ) disamping sewa alat juga biaya operator atau mekanik.
• Biaya tak terduga lainnya.

 

2.    Indentifikasi dan Inventarisasi alat

 

Seharusnya perusahaan yang berbasis armada dan peralatan dapat mengetahui kondisi detail dari seluruh alat yang dimiliki :

·         Jumlah dan jenis alat

·         Kondisi Kesehatan alat

·         Lokasi alat

·         Status legalitas alat

Bila seluruh detail tersebut belum ada maka perusahaan harus melakukan unit opname ( semacam stok opname barang di Gudang , namun ini dilakukan untuk unit yang dimiliki )

3.    Pengadaan Alat

 Bila perkiraan kebutuhan alat dan ketersediaan alat telah diketahui, maka untuk alat yang belum tersedia perlu diperhitungkan pengadaannya :

 ·         Membeli alat baru : pertimbangkan import atau pembelian melalui dealer.

·         Pertimbangkan pembiayaannya : melalui dana bank atau leasing

·         Sub con : sewa alat atau memberikan langsung sub perkerjaan lain kepada pihak ketiga.

 

4.    Status Legalitas

 

Dalam melakukan pekerjaan di lapangan alat disertai dengan operator serta mekanik perlu dukungan legalitas :

 

·         Kendaraan : STNK atau SILO , KIR atau perijinanlain yang diperlukan

·         Driver : SIM yang sesuai dengan jenis kendaraan yang dipakai

·         SIO : untuk operator harus sesuai dengan jenis pekerjaan dan alat yang dipakai

·         Mekanik : seritifikat mekanik yang sesuai dengan pekerjaannya

·         Perijinan yang lain yang diperlukan sehingga tidak menghambat pekerjaan

 

5.    Operasional Alat

 

·         Proses pemindahan alat  :  perlu adanya dokumentasi yang jelas ( berita acara ) tentang penempatan sebuah alat di suatu lokasi apakah sudah sesuai dengan kebutuhan proyek tersebut.

·         Mobilisasi dan Demobilisasi : perpindahan alat dari satu proyek ke proyek yang lain perlu adanya proses, dalam proses tersebut perlu adanya pengawasan kerja dan biaya

·         Indentifikasi alat dalam proyek : pengawas atau kepala proyek harus tahu persis jumlah, jenis , indentitas dan kemampuan setiap alat yang ditempatkan di proyek tersebut.

·         Pencatatan jam kerja setiap jenis alat setiap hari dan keterangan setiap jamnya, apakah operasional stay atau idle dengan keterangan yang jelas dan dapat diakumulasikan.

Diperlukan alat berupa form yang mudah dan singkat untuk diisi oleh operator, karena peran operator disini sangat dominan.

·         Hasil kerja per alat termasuk jenis pekerjaan, volume dan alat lain yang bekerja sama untuk pekerjaan tersebut, misalnya DT yang mengangkut material bekerja sama dengan exca yang memuatnya.

·         Rekap dan laporan harian dan bulanan untuk semua hasil kerja alat terutama yang berhubungan dengan subcon

 

6.    Pemeliharaan dan perbaikan

 

Tahapan dalam alur perbaikan dan pemeliharaan alat harus dibuat semudah mungkin sehingga tidak menyulitkan pekerja lapangan :

 

·         Pemeriksaan Harian (P2H) : pada umumnya perusahaan menugaskan operator melakukan pemeriksaan harian terhadap kondisi alat sebelum mulai bekerja kedalam form standar yang sudah ada.

·         Form keluhan : form ini dipakai oleh operator apabila menemui kendala teknis dalam menjalankan tugasnya, form ini sangat penting sehingga operator dengan mudah menyampaikan keluhannya tanpa harus mencari mekanik terlebih dahulu

·         Perencanaan service : pekerjaan ini dilakukan oleh planner untuk merencanakan pekerjaan pada waktu tertentu, misalnya service berkala, break down tertentu ( dari keluhan yang tidak dapat langsung dikerjakan ), overhaul. Planner harus dapat mencatat semua rencananya dan emngontrol kapan pekerjaan tersebut dapat ( harus ) dilakukan oleh mekanik.

·         Pelaksanaan service : mekanik harus dengan mudah urutan ( antrian ) pekerjaan yang harus dikerjakan dengan kasus yang sudah jelas dan sparepart serta alat tersedia, sehingga team mekanik dapat melakukan pekerjaan dengan cepat dan akurat.

·         Penundaan service : dalam kasus tertentu mekanik dapat saja menunda pekerjaan service yang sedang dilakukan misalnya kekurangan sparepart atau alat yang tidak diduga sebelumnya, penundaan ini harus disertadengan alasan yang jelas.

·         Menutup service : mekanik dapat menutup pekerjaanya dengan hasil “ selesai” atau non operasional.yaitu pekerjaan sudah tidak dapat dilanjutkan karena kondisi alat yang tidak dapat diperbaiki lagi atau karena perlatan yang tidak dimiliki untuk pekerjaan tersebut.

Dalam hal alat di tentukan non opersional diperlukan keputusan manajemen untuk proses selanjutnya.

 

7.    Pengendalian biaya  Alat

 

Pengendalian biaya ini adalah factor yang paling menentukan dan krusial dalam sebuah proses, setiap Langkah dalam alur proses diperlukan control untuk penengdalian biaya ini :

 

·         Pengadaan : proses pembelian alat harus dilakukan pada perusahaan yang tepat sehingga dapat meminimalisir pemborosan karena tingkat vendor, merk, kapasitas, demikian juga pada proses subcon, bahkan pada perusahaan besar alat dapat dibeli sendiri oleh proyek, sehingga lepas dari pengawasan kantor pusat apabilaproyek tersebut telah selesai.

 

·         Inventarisasi alat : banyak sekali perusahaan yang tidak dapat mengindentifikasi seluruh alatnya dengan baik, kasus paling banyak adalah pda alat dengan status “ non operasional “ biasanya alat sudah tidak terdata dan cenderung masuk besi tua.

·         Operasional : pencatatan konsumsi bahan bakar dan HM ( Hour Mter ) adalah masalah yang paling krusial untuk operasional alat, sehingga operator harus dimudahkan untuk mencatat hal tersebut.

·         Maintenance : hal yang paling umum pada proses maintenance adalah pada peran planner, apabila tidak berjalan dengan baik maka dapat terjadi pemborosan karena mekanik tidak dapat bekerja secara sistimatis, banyak terjadi pekerjaan didahulukan mekanik karena “ kedekatan” nya dengan operator.

 

8.    Penghapusan Alat

 

Ada 2 macam jenis penghapusan untuk alat :

·         Penghapusan karena non opersional : penghapusan jenis ini adalah dikaitkan dengan kondisi non opersional, yaitu alat mengalami kerusakan yang sudah tidak dapat diperbaiki lagi.

·         Penghapusan karena limitasi umur ekonomisnya.

·         Penghapusan karena jenis yang sudah tidak sesuai lagi dengan usaha perusahaan

OPERASIONAL DAN PERAWATAN PERALATAN DAN ALAT BERAT

Pada perusahaan yang operasionalnya menggunakan peralatan yang beragam dandalam jumlah banyak serta tersebar di berbagai lokasi, tentunya masalah monitoring operasional dan perawatan peralatan ini merupakan problema tersendiri, karena data tentang operasional dan perawatan peralatan adalah modal dasar perusahaan untuk mengetahui bagaimana peralatan milik perusahaan beroperasi dan juga bagaimana peralatan tersebut dirawat sehingga dapat menghasilkan kinerja yang maksimal.

Seringkali permasalahan perawatan peralatan dan alat berat ini tidak tertangani dengan baik, padahal peralatan merupakan investasi perusahaan dengan nilai yang cukup besar, perawatannya membutuhkan biaya yang tidak sedikit, operasionalnya diharapkan se efektif dan se efisien mungkin, untuk  dapat mereduksi cost dan dapat meningkatkan kinerja dan profit perusahaan.

Solusi untuk mengatasi masalah tersebut adalah HEMS - Heavy Equipment Management System adalah sebuah produk perangkat tata kelola operasional dan perawatan kendaraan dan alat berat yang menggunakan software yang dapat dimodifikasi sesuai dengan karakter dan kebutuhan perusahaan, berbasis web ( online menggunakan akses internet ), sehingga sistem dapat diakses oleh seluruh bagian yang terkait dengan peralatan baik operasional maupun maintenance dengan mudah tanpa hambatan waktu dan jarak yang berjauhan.

HEMS memiliki beberapa versi yang spesifik menangani setiap jenis usaha agar dapat dijalankan secara sistimatis, yaitu :

PROJECT

Versi PROJECT ini adalah HEMS yang dapat diunakan pada perusahaan yang khusus menangani sebuah project besar,seperti project pembangunan waduk untuk Pembangunan pembangkit listrik tenaga air, pertambangan, perkebunan,  dimana peralatan pada project tersebut tersebar hanya sekitar project, dan operasionalnya menangani pekerjaan khusus.

 

KONTRAKTOR

HEMS untuk perusahaan kontraktor yang menangani banyak project dari berbagai pemilik, lokasi yang tersebar cukup jauh, dan masing-masingproject memiliki karakter sendiri, menggunakan unit  yang berbeda,

Operasional menangani secara spesifik setiap project sedang maintenance dilakuakn secara terpusat.

 

RENTAL

Untuk perusahaan rental terutama kendaraan dan alat berat, dimana perusahaan hanya menyewakan alat ke project milik pihak lain, baik sewa dengan perhitungan jam, hari, bulan, atau bahkan sewa berdasarkan hasil kerja, misalnya ritase atau volume.

Pada versi ini pencatatan operasionalnya , secara otomatis akan dihubungkan dengan sisem penerbitan invoice penagihan kepada pihak penyewa.

 

BENGKEL

HEMS khusus untuk usaha bengkel khususnya kendaraan dan alat berat, versi ini sangat tepat digunakan untuk perusahaan bengkel rekanan, yaitu perusahaan yang menangani maintenance peralatan milik perusahaan lain, penagihan dilakukan berdasarkan penanganan unit yang dilayani maintenancenya, dengan system penagihan yang secara otomatis terbentuk berdasarkan Work order yang dikerjakan bengkel. Versi bengkel ini setiap langkahnya dapat diikuti dan dibuat laporannya baik yang berhubungan dengan client maupun untuk laporan internal.

DISTRIBUSI

HEMS khusus menangani perusahaan perdagangan tarnsaksi pengadaan dan penjualan sebagai layak sebuah perusahaan trading, namun pada penanganan armada dapat secara spesifik ritase dan uatannya, sehingga setiap distribusi barang secara detail dapat dimonitor menggunakan armada sendiri atau menggunakan expedisi, bila menggunakan armada serdiri maka akan diketahui setiap armada setiap harinya secara detail mengangkut berapa faktur beseserta detailnya. Penagihan atau penerbitan invoice dapat dibuat perpaket, misalnya satu invoice untuk menagih beberapa faktur.

SYSTEM DEVELOPMENT

HEMS yang dibangun khusus untuk perusahaan dengan karakter khusus sehingga dapat mengakomodir seluruh kegiatan operasional dan perawatan peralatan milik perusahaan.

HEMS membentuk alur baku kerja lapangan dan manajemen mulai dari laporan masukan, pencatatan, penyimpanan data penyajian data, analisa data dan laporan keluaran yang dibutuhkan oleh perusahaan yang mencakup semua bagian terkait operasional dan perawatan, dengan HEMS perusahaan akan mendapatkan data secara langsung dari :

1. UNIT   :  mulai dari jumlah unit, detail indetifikasi unit seperti ID unit, nomor lambung, nomor mesin, nomor rangka, tahun perolehan dan tahun penggunaan, kelompok, kategori, jenis, merk, kapasitas, nopol, tanggal STNK / SILO dan peringatan expirenya,foto fisik setiap periode, lokasi project dan sebagainya. Semua data tersebut pada HEMS dapat ditampilkan dalam satu layar, sehingga manajemen akan sangat mudah dapat memonitor kondisi seluruh unit.

 

2. OPERASIONAL : mencatat  project dan kontrak nya, unit  yang digunakan dalam setiap project, mobilisasi dan demobilisasi alat yang akan digunakan ke setiap project, jam kerja dan hasil kerja alat. Pada perusahaan rental alat, pada saat mobilisasi juga tercatat biaya pendukunganya,misalnya               biaya expedisi dan biaya lainnya, bahkan untuk rental tower crane dapat juga dicatat biaya erection,         dismantling dan pekerjaan lain pada saat memasang crane . Pada operasional ini terdapat report berupa historical operasional, sehingga dapat diketahui secata         detail setiap alat pernah bekerja di project mana dan berapa lama serta berdasarkan kontrak project  mana.

3.  MAINTENANCE : proses maintenance pada HEMS sedemikian detail, setiap langkah sejak informasi awal berupa keluhan dari operator, hasil P2H ataup[un dari perencanaan planner, diikuti setiap alurnya mulai dari waktu dan proses nya.  Pada proses maintenance ini dicatat historicalnya sehingga dapat diketahui periode perubahan karena perbaikan atau fabrikasi secara detail waktu demi waktu.

4.   INVENTORY : Mencatat mutase sparepart baik dari pengadaan apakah dibeli oleh project sendiri atau dibelikan oleh kantor pusat, penggunaan sparepart untuk  unit secara langsung terkait proses maintenance, artinya setiap proses yang menggunakan sprepart secara otomatis akan mengurangi stok spare tersebut. Pada inventory ini juga dilengkapi dengan manajemen Gudang berupa pencatatn proses mutase sparepart secara detail, kondisi sto ter up date, juga labeling barang di Gudang agar mudah diketahui oleh semua orang tidak tergantung staff Gudang.

HEMS merupakan pengembangan MMIS ( Maintenance Management Information System ) suatu sistem berbasis desktop, yang telah kami bangun sejak tahun 2010 dan telah diimplementasikan di beberapa perusahaan hampir di seluruh Nusantara, perusahaan kontraktor diantaranya PT. Wahana Graha ( Semen Gresik Group ) dan PT. Sinarbali Binakarya ( Denpasar ), PT. Hidup Sejahtera Sentosa ( Gresik ) , dan beberapa perusahaan pertambangan batubara dan expedisi.

Seiring perkembangan teknologi dan kebutuhan perusahaan ternyata sistem berbasis desktop ( dengan software yang diinstall pada komputer ) menemui beberapa kendala diantaranya masalah hardware ( kerusakan komputer, terkena virus dan masalah lainnya ) dan masalah software ( terutama pada masalah instalasi dan implementasi di lapangan ), sementara perusahaan tidak mungkin menyiapkan tenaga khusus untuk menangani masalah ini ( software dan hardware ) apalagi untuk perusahaan yang memiliki proyek atau site berjumlah banyak dan tersebar di berbagai tempat.

Di tahun 2018 kami kembangkan dari sistem berbasis desktop menjadi berbasis web, sehingga user tidak disibukkan dengan masalah software dan hardware, apabila terjadi masalah pun dengan mudah kami dapat segera menanganinya tanpa harus datang secara fisik ke lapangan.

Saat ini HEMS sedang kami implementasikan di beberapa perusahaan kontraktor dan perbengkelan diantaranya PT. Waskita Karya (persero) Tbk, untuk sistem manajemen operasional dan perawatan peralatan yang berjumlah lebih dari 800 unit yang tersebar di banyak proyek, PT. Nindya Karya ( persero ) dan PT. Sumber Setia Budi ( Pomalaa – Sulawesi Tenggara ) , untuk sistem manajemen rental peralatan dan pekerjaan sipil, PT.Central Cintra Nusantara, perusahaan perbengkelan kendaraan dan alat berat rekanan Freeport dan Petrosea di Timika – Papua, PT. Albasia Indo Lestari ( Kalimantan Barat ) untuk manajemen supply dan distribusi